Een locatie zoeken voor het jaarlijkse bedrijfsuitje? Eén van de belangrijkste dingen bij het organiseren van een bedrijfsuitje, is het kiezen van de perfecte locatie! De locatie bepaalt namelijk voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je bedrijfsuitje. Je kunt dus rustig stellen dat de locatie een bedrijfsuitje kan maken of kraken.

In dit artikel helpen we je de perfecte locatie te vinden voor het jaarlijkse bedrijfsuitje. Het artikel in een notendop:

De uitgangspunten van het bedrijfsuitje bepalen:
– Wat is het doel van het bedrijfsuitje?
– Voor wie het bedrijfsuitje georganiseerd?
– Het budget bepalen
– Randvoorwaarden voor het bedrijfsuitje
– Randvoorwaarden voor de locatie

Een locatie zoeken voor het bedrijfsuitje
– Selectie maken en offertes aanvragen
– Vergelijken van offertes / locaties
– Locaties bezoeken
– Flexibiliteit locatie

De uitgangspunten van het bedrijfsuitje bepalen

De ideale locatie houdt rekening met alle factoren die het succes van je bedrijfsuitje bepalen. Wat wel enorm belangrijk is dat je een aantal zaken helder hebt voordat je op zoek gaat naar een geschikte locatie:

Wat is het doel van het bedrijfsuitje?

Je kan pas de juiste keuzes maken als je weet waar het toe moet leiden. Moeten collega’s elkaar op een andere manier leren kennen, is het puur voor de fun of gaat het bijvoorbeeld om het vergroten van het onderling vertrouwen? Als het doel niet duidelijk is, dan wordt het lastig scoren. Een locatie kan pas goed met je meedenken als duidelijk is wat je wilt bereiken.

Voor wie wordt het uitje georganiseerd?

Na het vaststellen van de doelstelling is het belangrijk de doelgroep goed in kaart te brengen. Hoe is de samenstelling van de groep? De man-vrouw verhouding, leeftijden, genoten opleiding? Hoe moeten zij benaderd worden, welke taal spreken ze en welke voorkeuren hebben ze? Voor een groep stoere mannen tussen de 20 en 40 zoek je waarschijnlijk een andere sfeer dan voor bijvoorbeeld een groep vrouwen tussen de 40 en 60.

Het budget bepalen

Een belangrijk element van je bedrijfsuitje is het beschikbare budget. Een groot budget hoeft niet per definitie te betekenen dat het een succesvol uitje wordt. Het gaat erom dat je het budget aan de juiste dingen uitgeeft. Nu hoor ik je denken ‘Uhh, en wat zijn dan de juiste dingen’? Dat is helemaal afhankelijk van je doel en je doelgroep. Zorg dus dat je die eerst duidelijk voor ogen hebt, zodat je de juiste keuzes kunt maken! In de evenementenbranche wordt veelal gerekend met prijzen per persoon.

Randvoorwaarden voor het bedrijfsuitje

Is er voorkeur voor een specifieke datum en tijd? Valt het onder werktijd of buiten werktijd? Wordt het een sportief, cultureel, informatief, culinair of gecombineerd uitje? Wat zijn de verwachtingen van de deelnemers? Moet er een specifieke boodschap worden gecommuniceerd? Zijn er specifieke catering wensen? Wil je terug naar de basis met streekproducten, of juist culinaire hoogstandjes?

Randvoorwaarden voor de locatie

Ligging

Voordat je op zoek gaat naar locaties is het wel handig om te weten binnen welke straal het bedrijfsuitje plaats moet gaan vinden. Op diverse locatie sites kan je locaties zoeken op basis van hun ligging.

Sfeer & Uitstraling

Zorg dat de sfeer & uitstraling aansluit bij de uitgangspunten voor het bedrijfsuitje. Wat voor gevoel wil je overbrengen naar de deelnemers van het bedrijfsuitje, de sfeer van de locatie kan hier heel bepalend in zijn. Daarnaast is de ligging hier ook van belang. Is het een industriële locatie, dan zal het gevoel onderweg naar de locatie anders zijn dan bij een locatie die midden in het groen ligt.

Bereikbaarheid & Parkeren

Hoe is de bereikbaarheid van de locatie? Is de locatie goed te bereiken met zowel de auto als het openbaar vervoer? Is er voldoende parkeergelegenheid voor het aantal gasten? Als er een bus wordt geregeld voor het vervoer houdt er dan rekening mee dat de bus op de locatie kan komen, dus geen lage tunneltjes of doodlopende straatjes waar de bus niet kan keren.

Capaciteit & Faciliteiten

Voldoet de capaciteit van de locatie voor de grootte van de groep? Is de indeling van de verschillende ruimtes gunstig? Zijn er genoeg aparte break-out ruimtes om parallelle sessies te houden?
Is er voldoende buitenruimte voor het organiseren van de activiteiten? Reken qua buitenruimte altijd lekker ruim. Je kan altijd 80% van de buitenruimte gebruiken. Is de ruimte echter te klein voor de activiteit dan gaat dit voor problemen zorgen.
Hoe zit het met de aanwezige faciliteiten zoals toiletten (per 75 gasten reken je een toilet), zijn er kleedkamers, hoe zit het de klimaat voorzieningen zoals kachels, airco en ventilatie, is het stroomnet voorzien op zwaar verbruik van elektriciteit, is de locatie toegankelijk voor mindervaliden? Onderaan dit artikel vindt je een aanvullende vragenlijst met zaken die mogelijk relevant kunnen zijn.

Bijzondere voorzieningen

Zijn er bijzondere voorzieningen nodig zoals wifi, een geluidsinstallatie, een beamer, mogelijkheden voor een overnachting en is het bijvoorbeeld mogelijk om de locatie exclusief af te huren? Zeker de techniek is altijd een aandachtspunt. Welke techniek is aanwezig? Kan er een externe partij ingeschakeld worden? Want hoe vervelend is het als de techniek op je event niet werkt? Wifi die weigert of een microfoon die even niet mee wilt werken. Natuurlijk kan het voorkomen dat er eens iets misgaat, maar check van tevoren of er professionele technici en apparatuur aanwezig zijn.

Nog een laatste tip!
Kijk ook eens even terug naar het verleden. Wat is er vorige jaren gedaan? Voor welke locatie is er toen gekozen? Wat ging goed, wat ging minder goed? Probeer de ervaring van eerdere jaren te gebruiken bij de organisatie voor het komende bedrijfsuitje.

Een locatie zoeken voor het bedrijfsuitje

Nu je wensen duidelijk op papier hebt is het tijd om op zoek te gaan naar een geschikte locatie. Omdat het ‘waarom’, ‘voor wie’ en de verdere randvoorwaarden duidelijk zijn wordt het een stuk makkelijk selecteren. Onderstaand een aantal tips voor het selecteren van de perfecte locatie.

Selectie maken en offertes aanvragen

Als je een selectie van geschikte locaties hebt gemaakt, dan is het tijd om offertes aan te vragen. Gemiddeld vraagt men bij 3 locaties een offerte aan. Doe dit bij voorkeur via de telefoon. Doe je dit via de email, verzoek ze dan om je even te bellen. Het is prettig (en verstandig) om telefonisch je wensen nog even nader toe te lichten zodat je ook een offerte ontvangt die hierop aansluit. Ben je niet volledig in je wensen en behoeften dan kan je ook niet verwachten dat de offerte hier op aansluit. Daarnaast geeft telefonisch contact een betere eerste indruk dan een reactie via de mail. Hoe wordt je geholpen, wordt er naar je geluisterd, komt de medewerker professioneel over?

Vergelijken van offerte

Zorg dat je offertes op de juiste manier vergelijkt. Bij de ene offerte wordt het mogelijk aangeboden door middel van een all-in arrangement inclusief drank, terwijl bij de andere offerte dit opgesplitst is. Zijn dranken inclusief? Om welke dranken gaat dit dan, zit daar bijvoorbeeld ook sterke drank bij. Of bij de ene locatie zijn personeelskosten inclusief, bij de volgende wordt dit apart doorberekend. Of bij de ene locatie is licht- en geluid standaard aanwezig, bij de volgende wordt dit apart doorberekend. Zorg dus dat je een eerlijk vergelijk maakt, zodat je geen appels met peren aan het vergelijken bent.

Locaties bezoeken

Als je dan uiteindelijk na het zoeken en vergelijken van offertes een een shortlist hebt gemaakt, is het tijd om een locatie bezoek te plannen. In de meeste gevallen worden de 2 aantrekkelijkste locaties bezocht om tot een definitief besluit te komen. Maak altijd van te voren even een afspraak, zodat je zeker weet dat er iemand aanwezig is om je te woord te staan en je vragen te beantwoorden.

Bereidt je goed voor! Neem de offerte uitgeprint mee inclusief de vragen die je wilt stellen. Vragen kunnen zijn:
– Zijn er faciliteiten voor de catering aanwezig of werken ze met cateraars?
– Ben je verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor techniek, catering en bijvoorbeeld decoratie?
– Beschikt de locatie over eigen audiovisuele voorzieningen en geluidstechniek?
– Is er een garderobe aanwezig (bemand of onbemand)?
– Heeft de locatie een goede akoestiek? Is er storend lawaai in de omgeving van de locatie?
– Is er een maximaal toegelaten geluidsvolume of een sluitingsuur waar je rekening mee moet houden?
– Informeer naar de mogelijkheden voor de op- en afbouw van je evenement. Je kunt de locatie hiervoor meestal een of meerdere dagen extra afhuren tegen een gunstig tarief.

En vergeet niet, de eerste indruk is super belangrijk! Hoe was de routing, werd je vriendelijk ontvangen, was het personeel professioneel, zijn de locatie en met name de toiletten schoon?

Flexibiliteit locatie & medewerkers

Probeer erachter te komen hoe flexibel een locatie is. Je kan nog alles zo goed regelen, maar er bestaat altijd de kans dat er onverwachte dingen gebeuren. Is de locatie en het personeel in staat hierop in te spelen? Stel gewoon is de vraag hoe ze om gaan met onverwacht momenten; ‘Stel, ik ben op de dag van het bedrijfsuitje de badges vergeten. Hoe gaan jullie hier mee om?’.

Volg je intuïtie

In de meeste gevallen is je gevoel een belangrijke raadgever. Volg dus ook je gevoel! TIP! Check onze eigen evenementenlocatie Buitenplaats Vlaardingen!

Nog een laatste tip!
Inventariseer de aan- en afmeldingen en stel daarvoor ook een deadline minimaal 1 a 2 weken voor het bedrijfsuitje. Op deze manier kun je dit ook op tijd communiceren naar de locatie en/of het organisatiebureau.

 

Succes met het vinden van de perfecte locatie voor jullie bedrijfsuitje!

 

Ps. Heb je zelf nog tips of waardevolle toevoegingen aan de hand van ervaringen uit het verleden? We vinden het super als je deze met ons wilt delen door onderstaand een reactie achter te laten.